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TEAMTALK – mit Bernhard Probst von kleinkariert

Zahlen, bitte! Hinter jeder erfolgreichen Agentur sitzt jemand mit einem großen Taschenrechner. Bei uns ist das Bernhard Probst in der Rolle des externen CFO. Mit seinem Unternehmen kleinkariert bringt er Strukturen in Agenturen. Wir haben uns mit ihm unterhalten – über die Barrieren junger Unternehmen, den Reiz des kultivierten Chaos und die Zusammenarbeit mit uns.


Hallo Bernhard, du bist kleinkariert. Für viele klingt das vermutlich erst mal negativ. Was siehst du in dem Begriff, was andere nicht sehen?

Bernhard: Naja, Finanzen, Strukturen, Prozesse … So richtig lustig ist das für die Allgemeinheit ja alles auch nicht. Ich liebe es, aber ich bin ja auch wirklich kleinkariert, was meine Arbeit angeht. Bei Zahlen und Abläufen vertrete ich eine gewisse Spießigkeit. Als ich kleinkariert 2011 gegründet habe, lag es deshalb für mich nahe, die Themen mit Humor zu nehmen. Dadurch, dass ich mich ja von vornherein auf die Agenturbranche spezialisiert habe, habe ich nur mit kreativ denkenden Menschen zu tun. Da funktioniert das mit dem Augenzwinkern. Und ich kann ihnen so auch eine Brücke bauen, damit sie sich überhaupt mal mit den Themen beschäftigen. In anderen Branchen wäre ich mit dem Namen „kleinkariert“ vermutlich chancenlos, da bin ich mir ziemlich sicher – da würde das nicht verstanden werden.

 

Mit welchen Problemen haben die meisten deiner Kunden zu kämpfen, bevor sie dich aufsuchen?

Bernhard: Total unterschiedlich. Allen gemeinsam ist, dass sie vor einem Problem stehen, das sie augenscheinlich nicht alleine lösen können. Im idealen Fall sind sie noch in einem Stadium, in dem wir von Herausforderungen sprechen. Nehmen wir das Thema Wachstum. Wenn man sich als Agentur vergrößert, bringt das auch neue Strukturen mit sich. Nur: Wenn der Inhaber oder Chef das noch nie gemacht hat, ist er unsicher. Alles, was neu für uns ist, jede Situation, in der wir noch nie waren, wirft Fragen auf.  Da ist eine unabhängige zweite Meinung von jemandem, der die Branche versteht, ganz wichtig. Manchmal sind es aber auch wirklich knallharte Probleme, bei denen man schnell handeln muss. Die letzte Ausfahrt vor der Autobahn sozusagen. Dann sind es häufig auch viele Probleme auf einmal. Ich bin in der Lage, schnell zu sortieren, was das Hauptproblem ist und dann mit Fingerspitzengefühl da wieder herauszuhelfen.

 

Und was machst du genau für uns?

Bernhard: Für Dunckelfeld erfülle ich derzeit die Rolle des CFO, also Chief Financial Officer, nur eben frei als Berater. Ein Konstrukt, das ich gern so anbiete. Denn eine feste CFO-Stelle rechnet sich erst ab ca. 50 Mitarbeitern. Der Bedarf ist aber auch bei kleineren Agenturen schon da. Insofern fahren wir hier mit dieser Lösung, maximales Know-how auf Stundenbasis, sehr gut. Darüber hinaus stehe ich Euch auch als Mentor zur Verfügung.

 

Wir arbeiten seit 2015 zusammen. Aus unserer Sicht hat sich in dieser Zeit vieles geändert und geordnet. Ohne dir die Antwort vorwegnehmen zu wollen: Welchen Unterschied siehst du zwischen dem Vorher und dem Nachher?

Bernhard: Ihr habt ganz große Schritte gemacht und habt eine wichtige Grundlage für den Erfolg gebildet: Eine klare Aufgabenverteilung im Unternehmen und auch in der Geschäftsleitung.  Nur dann kann man sich fokussieren und auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren – und letztlich eben auch seine eigenen Ziele und Wünsche verwirklichen! Da sehe ich eine große Veränderung bei Euch. Und: Macht doch auch Spaß so, oder?

 

Absolut! In unserer Branche trifft man ja nicht selten auf flexible Arbeitsmodelle, flache Hierarchien und junge Menschen. Nun könnte man doch annehmen, dass es Start-Ups und Agenturen besonders leicht fällt neue Prozesse zu integrieren. Ist das denn auch wirklich so oder stößt man dort auf ganz andere Barrieren?

Bernhard: Ganz ehrlich: Veränderungen fallen allen schwer. Aber es stimmt schon, in der Agenturlandschaft besteht mehr Offenheit. Die Bereitschaft und der Wille, es wenigstens auszuprobieren, ist hier enorm. Und trotzdem tut es bisweilen weh. Ich begleite solche Prozesse häufig und sehe, welche Herausforderung die Durchführung für alle darstellt. Deshalb ist es auch ganz wichtig, solche Veränderungen nicht einfach einzuführen und sie dem Team quasi überzustülpen. Das betrifft beispielsweise auch das Einführen von agiler Arbeit. Die Mitarbeiter müssen unbedingt in die Ideenfindung eingebunden werden, um herauszufinden, was sie denn eigentlich wollen. Letztlich muss es zu einer gemeinschaftlichen Entscheidung kommen. Sehr praxisorientiert, so etwas funktioniert nicht am Reißbrett.

 

Das trifft in vielen Unternehmen zum Beispiel bei der Einführung von neuen Softwares zu. Was muss denn die perfekte Agentursoftware für dich können und hast du sie schon gefunden?

Bernhard: Auch wenn ich jetzt viele Leser enttäuschen muss: DIE perfekte Agentursoftware gibt es nicht, genauso wenig wie das perfekte Auto. Es gibt über 30 Anbieter auf dem Markt, und jeder hat seine Stärken, aber auch seine Schwächen. Was für Agentur A gut läuft, muss für Agentur B noch lange nicht taugen. Deshalb steht am Anfang immer ein gemeinsames Anforderungsprofil. Was soll die Software unbedingt leisten können, was wird nicht benötigt? Welche Prozesse sollen unterstützt werden? Welche Erwartungen hat die Agentur? Und nicht zuletzt: welches Budget steht zur Verfügung? Wenn das alles steht, suchen wir den Anbieter heraus, mit dessen Produkt diese Anforderungen am besten zu erfüllen sind und stellen die Komponenten wie in einem Baukastensystem zusammen. Ich bin genau aus dem Grund herstellerunabhängig.

 

Auf deiner XING-Seite ist ein Zitat von Albert Einstein zu lesen: Nichts kann existieren ohne Ordnung – nichts kann entstehen ohne Chaos. – Was bedeutet dieses Zitat für dich persönlich?

Bernhard: In meinem Arbeitsmotto finde ich mich jeden Tag wieder. Ich finde Chaos eben auch super – aber halt nur an den richtigen Stellen! Und ich will meinen Auftraggebern damit auch ein wenig ihre Angst nehmen. Viele denken, da kommt jetzt dieser Zahlenmensch und strukturiert mich durch, wo bleibt da die Kreativität. Die Angst ist aber unbegründet. Ich sehe mich vielmehr als Bewahrer des kreativen Erfolgs. Das, was ich mache, dient ja nicht dazu, das Chaos zu vernichten. Beides, Chaos wie Ordnung, haben ihre Berechtigung. Ich zeige nur Wege auf, wie sie sich optimal ergänzen.

 

Du bist verheiratet und hast zwei Kinder. Wir kommen ja auch langsam in ein Alter, in dem man nicht nur bis zum nächsten Wochenende plant. Daher mal aus Neugier: Wird man strukturierter mit Familie oder ist eher das Gegenteil der Fall?

Bernhard: In der Zeitplanung wird man definitiv strukturierter – im Ordnungssystem im Haushalt eher nicht. Da muss man sehr viele Kompromisse eingehen. Ein strukturiertes Hirn wie mich entspannt das aber auch. Ab dem Moment, in dem Kinder da sind, spielt Spontaneität eine Rolle, man muss auch mal improvisieren. Eigentlich finde ich es nur konsequent, dass bei mir auch im Privaten jeden Tag Struktur und Chaos zusammentreffen.

 

Und zum Schluss: dein Tipp für mehr Struktur im Alltag?

Bernhard: Setz Dir Ziele und fokussier Dich aufs Ergebnis. Das ist es eigentlich schon… Wie jemand da hinkommt, dafür habe ich kein Patentrezept, ich will die Menschen ja nicht verändern. Jeder hat seine eigene Herangehensweise, da rede ich gar nicht hinein. Der eine braucht haufenweise gelbe Post Its zum Organisieren, der andere hat sie lieber in bunt, der Dritte kommt ganz ohne aus. Aber das Ziel muss stehen, um das Ergebnis zu erreichen. Mit einem klar definierten Ziel im Fokus kommt die Struktur fast von allein.

  • Fotos: kleinkariert, DUNCKELFELD